Die Freibäder sind wieder geöffnet, die dicken Jacken sind kurzen Hosen und luftigen Röcken gewichen und im Büro geht es, aufgrund der Urlaubszeit, endlich ein wenig lockerer zur Sache. Das berühmte Sommerloch können Sie also ideal dazu nutzen, mal wieder klar Schiff am Arbeitsplatz zu machen.
{{include_include-magazin}}Frühjahrsputz im Büro
Die Dokumente stapeln sich in alle Himmelsrichtungen? Allerhöchste Zeit, mal wieder Locher und Ordner in die Hand zu nehmen und alles fein säuberlich abzuheften. Denn auch wenn viele Arbeitnehmer dazu neigen, das Chaos am Arbeitsplatz mit der eigenen, überschäumenden Kreativität erklären zu wollen, muss der Chef, der sich über Hochhäuser aus Papier am Schreibtisch des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin freut, erst noch geboren werden. Mal ganz abgesehen davon, dass ein Grundmaß an Ordnung zu einem niedrigeren Stresslevel führt.
- Tipp 1: Räumen Sie Ihr Materiallager auf!
Das Materiallager ist das A und O, wenn es darum geht, immer genügend Papier, Toner oder Druckerpatronen vorrätig zu haben. Logisch, dass in diesem Teil der Räumlichkeiten mindestens so viel Ordnung herrschen sollte, dass zu jeder Zeit alles Nötige zügig gefunden werden kann.
Schauen Sie beispielsweise mal nach, ob nicht noch Toner Restbestände von alten, längst entsorgten Druckern vorhanden sind, die Sie nicht mehr benötigen. Statt diese jedoch ebenfalls einfach zu entsorgen, können Sie diese gemäß unserer Preisliste an uns verkaufen. Auch bereits geöffnete Toner kaufen wir auf Anfrage zu einem fairen Preis.
Kanban sorgt für Ordnung im Materiallager
Bereits in einem vorherigen Beitrag haben wir Ihnen das Kanban Prinzip vorgestellt - eine Methode aus dem Bereich der Produktionsprozesssteuerung. Falls Sie es nicht mehr auf dem Schirm haben, können Sie hier den Artikel nachlesen.Kurz erklärt: "Kanban" kommt aus dem Japanischen und bedeutet frei übersetzt so viel wie "Beleg" bzw. "Signal". Man kennt das Kanban-Verfahren auch unter den Namen Hol-, Zuruf- oder Pull-Prinzip. Im Endeffekt ist es ganz leicht: Sie legen eine sogenannte "Kanban-Karte" für ein bestimmtes Produkt in Ihrem Materiallager fest, auf der Sie alle wichtigen Infos notieren. Dazu gehört beispielsweise die Information, wie und an welcher Stelle für Nachschub zu sorgen ist. Das genial einfache dabei: Indem Sie die Karte exakt an der Stelle auf dem jeweiligen Stapel platzieren, ab welcher der Mindestbestand erreicht ist, weiß der Mitarbeiter, der sich beispielsweise neues Papier oder neue Toner aus dem Lager holt, sofort, dass eine neue Bestellung erfolgen muss. Materialengpässe gehören damit der Vergangenheit an.
- Tipp 2: Entsorgen Sie leere Druckerpatronen!
Bei Ihnen sammeln sich die leeren Tintenpatronen und Tonerkartuschen, weil Sie nicht wissen, wo Sie diese hinbringen sollen? Das muss nicht sein! Statt das "Drucker-Leergut" zum nächsten Wertstoffhof zu fahren, verkaufen Sie dieses ebenfalls ganz einfach an Geldfuermuell. Die Ankaufspreise für leere Druckerpatronen finden Sie in unserer PDF-Ankaufspreisliste.
- Tipp 3: Leeren Sie Ihre Schubladen!
Schreibtischschubladen sind ein wenig so etwas wie der Keller oder Dachboden in den eigenen vier Wänden: Alles, was eigentlich nicht mehr gebraucht wird, landet hier, weil man es, so glaubt man jedenfalls, ja irgendwann noch einmal gebrauchen könnte. Wenn Sie tatsächlich nicht mehr Benötigtes stattdessen einfach beherzt wegwerfen, schaffen Sie jede Menge neuen Platz für Nützliches wie Locher, Tacker und Co. - Dinge, die sonst auf Ihrem Schreibtisch stehen und dort wiederum anderweitig nutzbaren Platz wegnehmen und für eine schlechte Übersicht sorgen.
- Tipp 4: Weg mit alten Katalogen und Broschüren!
Schauen Sie sich mal um: Liegen nicht noch irgendwo alte Broschüren und Kataloge rum, die mittlerweile alles andere als aktuell sind? Den Büromöbel-Katalog aus 2014 brauchen Sie nun wirklich nicht mehr: besser weg damit! Statt wertvollen Platz im Büro zu vernichten, gehören solche Dokumente ins Altpapier, von wo aus sie in die nächste Recycling-Anlage gelangen.
- Tipp 5: Bringen Sie alte Ordner ins Archiv!
Gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Unterlagen dürfen Sie Ihre "AR" und "ER" Ordner natürlich nicht einfach wegschmeißen. Ins Archiv und damit außerhalb der Sichtweite bringen, dürfen Sie diese jedoch schon. Direkt im Büro-Regal oder -Schrank nehmen die Ordner nur unnötig viel Platz weg. Das sorgt nicht selten dafür, dass sich neue Akten auf dem Boden oder sogar der Fensterbank stapeln. Nutzen Sie stattdessen die Fensterbänke im Büro für ein paar Grünpflanzen: Diese steigern nicht nur das seelische Wohlbefinden, auch Schadstoffe werden dadurch aus der Luft gefiltert, was zu einem angenehmeren Klima am Arbeitsplatz führt.
Eine norwegisch-amerikanische Studie fand heraus, dass Grünpflanzen im Büro sogar die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit steigern. Bei der Untersuchung wurden Studenten in zwei Gruppen eingeteilt, die beide eine Reihe von identischen Aufgaben bekamen, die es zu lösen galt. Die Gruppe, die beim Lösen der gestellten Aufgaben von Grünpflanzen umgeben war, schnitt bei allen Tests deutlich besser ab, als die Gruppe, die sich nicht in Gegenwart von Grünpflanzen befand. Erklärt wird der Effekt damit, dass Pflanzen uns Menschen beruhigen und das Stresslevel senken.
Leseempfehlung:
An dieser Stelle empfehlen wir Ihnen auch unseren Artikel Die besten Lifehacks fürs Büro und die Tipps für mehr Produktivität am Arbeitsplatz.
Fazit
Geben Sie sich einen Ruck und starten Sie mit dem Frühjahrsputz im Büro. Schaffen Sie Platz für Neues und entledigen Sie sich der Altlasten. Sprüche wie: "Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen", legen Sie bitte ad acta - ebenso wie alte Dokumente, die sich auf Ihrem Schreibtisch stapeln. So kann es nach dem Sommer in einer angenehmen und gut sortierten Umgebung in den Jahresendspurt gehen.