Sie kennen das: Da muss man dringend etwas drucken oder kopieren, doch es ist mal wieder kein Papier da. Der Weg ins (weit entfernte) Materiallager ist an dieser Stelle nicht nur nervig, sondern raubt im Arbeitsalltag auch wertvolle Zeit. Und wenn Sie noch mehr Pech haben, ist auch im Lager kein neues Büromaterial mehr vorhanden. Vermeidbarer Stress ist in solchen Fällen also vorprogrammiert.
{{include_include-magazin}}Das so genannte Kanban-Prinzip, eine Methode, die eigentlich in der Produktionsprozesssteuerung, der Logistik sowie der Softwareentwicklung angewendet wird, kann an dieser Stelle auch im Büroalltag hilfreich sein und Abhilfe schaffen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie das Ganze funktioniert, wie Sie am besten vorgehen und was Ihre Kanban-Karte an Informationen enthalten sollte.
Er kann, sie kann, Kanban!
Kanban ist ein japanisches Wort, das frei übersetzt so viel wie "Beleg", "Signal" oder einfach "Karte" bedeutet. Als Steuerungsverfahren kennt man das Prinzip auch unter den Synonymen Hol-, Zuruf- oder Pull-Prinzip.
Auf dieser "Kanban-Karte" werden schlichtweg alle wichtigen Informationen über das jeweilige Produkt sowie darüber, wie für Nachschub zu sorgen ist, verzeichnet. Im Endeffekt beantwortet die Karte also die Frage danach, was exakt zu tun ist, um neues Material zu sorgen - und vor allem WANN für Nachschub zu sorgen ist.
Mindestbestand festlegen
Essentiell wichtig beim Kanban-Prinzip ist nämlich, dass ein Mindestbestand festgelegt wird. Dieser gibt Aufschluss darüber, wann ein "Nachholen" im Materiallager oder sogar eine neue Bestellung des jeweiligen Büromaterials erfolgen muss. Und so geht’s: Dazu wird die Karte einfach an der Stelle platziert, nach der diese Mindestmenge unterschritten würde. Wenn Sie also beispielsweise fünf Pakete Druckerpapier als Mindesbestand definiert haben, legen Sie die Karte einfach über die fünfte Einheit. So erkennt jeder Mitarbeiter anhand der Karte, wann Nachschub geordert werden muss.
Kanban im Kopierraum und Materiallager
Im Kopierraum gibt Kanban also das Signal, wann der jeweilige Mitarbeiter, der den Mindestbestand erreicht oder unterschritten hat, ins Materiallager laufen muss, damit für den nächsten Kopier- oder Druckvorgang wieder genug Papier bereitsteht.
Damit auch im Materiallager immer ausreichend für Nachschub gesorgt ist, sollte dort ebenfalls ein Mindestbestand festgelegt werden. Ist dieser erreicht, kann entweder eigenständig bestellt, oder der für Arbeitsmaterialbeschaffung zuständigen Person Bescheid gegeben werden. So einfach kann ein System zur Regulierung von Beständen funktionieren.
Darauf sollten Sie beim Kanban-Prinzip achten:
Damit das Kanban-Prinzip auch wirklich seine volle Wirkung entfalten kann, sollten Sie auf ein paar Dinge achten.
Nachfrageschwankungen berücksichtigen
Wenn Sie das Kanban-Prinzip einführen wollen und einen Mindestbestand festlegen, beachten Sie dabei, dass die Nachfrage stellenweise enorm schwanken kann. Mal wird eben mehr kopiert oder gedruckt, mal weniger. Kalkulieren sie also großzügig, damit wirklich immer genug Arbeitsmaterial vorhanden ist.
Ein Tipp in eigener Sache: Leere Toner und Druckerpatronen entsorgen Sie bitte nicht einfach im Müll. Bei GeldFuerMuell kaufen wir recyclingfähiges Druckerzubehör zu fairen Preisen.
First-In First-Out
Bei Büromaterial, welches altern kann, findet das First-In-First-Out Prinzip Anwendung. Das bedeutet: Trifft eine neue Lieferung mit Tonerkartuschen oder Druckerpatronen ein, stellen Sie diese HINTER die noch vorhandenen Produkte. Die alten Materialien müssen zuerst verbraucht werden. Denn auch Toner und Tintenpatronen haben ein Ablaufdatum. Bei Papier ist das prinzipiell egal, wenn auch an dieser Stelle das First-In-First-Out-Prinzip dennoch sinnvoll ist.
Tinte hat ein Ablaufdatum
Durch das Eindringen von Luft und einem daraus resultierenden Austrocknen kann sich Druckertinte mit der Zeit verändern. Und an dieser Stelle ist tatsächlich Vorsicht geboten: In Drucksystemen mit getrenntem Druckkopf und Tintenpatrone, kann ältere Tinte den Druckkopf und weitere Komponenten der Tintenversorgung im Drucker nachhaltig beschädigen. Beachten Sie: Das Verfallsdatum für Tinte ist meist nicht das Datum, welches auf die Tintenpatrone gestempelt bzw. aufgedruckt ist. Bei dieser Angabe handelt es sich lediglich um den "Garantieablauf". Sie können die Tintenpatrone in der Regel auch nach Ablauf dieses Datums noch ohne Probleme benutzen. Wie lange der so genannte "Override" gilt, erfahren Sie im Zweifel direkt beim Hersteller der jeweiligen Druckerpatrone. Meist sind es zwischen 12 und 24 Monaten nach dem Garantieablauf der Patrone.
Ein Tipp zum Geld sparen: Greifen Sie doch, statt zu teuren OEM-Produkten, das nächste mal lieber auf Rebuilt-Patronen oder -Kartuschen zurück. Solches Druckerzubehör ist nicht nur billiger und schützt die Umwelt, sondern oftmals auch leistungsstärker.
Überprüfung der Verständlichkeit
Sobald Sie eine Karte anhand des Kanban-Prinzips erstellt haben, überprüfen Sie die Verständlichkeit selbiger. Wenn ein Familienmitglied oder eine sonstige unbeteiligte Person aus Ihrem Umkreis die Karte versteht und wirklich alles darauf selbsterklärend ist, haben Sie alles richtig gemacht.
Was sollte die Kanban-Karte enthalten?
Wenn Sie die Suchmaschine Ihrer Wahl bemühen und nach Vorlagen für "Kanban-Karten" suchen, werden Sie jede Menge Materialbegleitkarten entdecken, die für Ihre Zwecke allerdings nicht das Richtige sind. Fühlen Sie sich stattdessen frei in der Gestaltung Ihrer Signalkarte. In jedem Fall sollte die Kanban-Karte aber folgende Fragen beantworten:
- Bei welchem Lieferant wird das Büromaterial geordert?
- Welche Artikelnummer hat das Produkt?
- Wie viel soll bestellt werden?
Manch einer bestückt die Kanban-Karte zudem mit einem vorgefertigten Fax-Bestellformular. So kann der jeweilige Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin in Nullkommanix autark neues Büromaterial ordern ohne den laufenden Arbeitsprozess einer anderen Person zu unterbrechen.
Was verbessert sich durch das Kanban-Prinzip?
- Es ist wirklich immer genug Material vorhanden.
- Materialbestände müssen nicht extra überwacht werden, weil diese Überwachung automatisch durch die Kanban-Karten erfolgt.
- Indem immer genug Material vorrätig ist, laufen Prozesse flüssiger und stressfreier.
- Durch das Kanban-Prinzip richtet sich der Bestand nach dem tatsächlichen Bedarf und der Verbrauchsgeschwindigkeit. Denn: Zwar sind hohe Bestände im Einkauf oft billiger, doch auch die Lagerung verursacht signifikante Kosten.
Das Kanban-Prinzip hilft an vielen Stellen im Büro
Das Kanban-Prinzip können Sie auf alle möglichen Fälle im Büro übertragen: Nicht nur der Nachschub für Toner, Druckerpatronen und Druckerpapier ist so sichergestellt - auch in der Büroküche gibt es vielfältige Einsatzmöglichkeiten. Steuern Sie beispielsweise die Nachbestellung von Süßigkeiten oder Kaffee mit Kanban. Auch die Bestandskontrolle von Geschirrschwämmen, Geschirrspülmittel und weiteren Verbrauchs- und Gebrauchsmaterialien kann mit dem Prinzip der Kanban-Karten optimiert werden.