Jahrelang gehörten Faxgeräte zur Standardausstattung eines Büros. Und auch heute noch befinden sich die Geräte in vielen Firmen und Heimbüros an ihrem angestammten Platz. Im Zuge der Digitalisierung verliert das Fax jedoch immer mehr an Bedeutung: War es in den 1990er Jahren eine enorme Erleichterung, Dokumente faxen zu können, statt sie mit der Post zu verschicken, löste die E-Mail das Fax ab den 2000ern so langsam aber sicher ab. Je weiter wir uns der Vorstellung eines papierlosen Büros nähern, desto mehr brennt Vielen die Frage nach dem Sinn oder Unsinn der guten alten Faxgeräte auf den Nägeln.
{{include_include-magazin}}Die Geschichte des Faxgeräts
1843 bis 1847: Die Geschichte des Faxgeräts beginnt bereits in der Mitte des 19. Jahrhunderts. Damals konstruierte der schottische Uhrmacher Alexander Bain einen Kopier-Telegraphen. Dieser ermöglichte es, Schwarz-Weiß-Bilder auf elektrischem Wege zu übertragen; und das ganze fünf Jahre bevor 1848 zum ersten Mal die Morsetelegrafie in Europa genutzt wurde. Verbessert wurde das System 1847 durch Frederick Collier Bakewell, einem Physiker, der dafür sorgte, dass das zu übertragende Bild auf einer rotierenden Walze aufgespannt wurde und Bildelement für Bildelement durch einen Metallstift abgetastet wurde. Auf der Seite des Empfängers erfolgte die Registrierung auf ähnliche Art und Weise.
1855 bis 1865: Der erste Telefax-Dienst wurde im Jahre 1865 zwischen Paris und Lyon eingerichtet. Dabei kam ein sogenannter Pantelegraph zum Einsatz, ein elektromechanisches Faxgerät, das 1855 vom italienischen Physiker Giovanni Caselli erfunden wurde. Während des Ersten Weltkrieges gelang mit weiterentwickelten Geräten bereits eine recht ordentliche Bildübertragung.
1974 bis heute: Der erste Fernkopierer für die Öffentlichkeit kam 1974 auf den Markt: der Infotec 6000. Offiziell wurde der Faxdienst dann 1979 von der Deutschen Post eingeführt; bis zum Siegeszug der Faxgeräte in deutschen Büros sollte es noch ein wenig dauern. Zu Beginn benötigte man noch spezielles Thermopapier für die Faxgeräte (auch heute gibt es noch Thermotransfer-Faxgeräte), Ende der 80er Jahre konnte man auch ganz normales Schreibpapier verwenden. Ab den 90ern war das Faxgerät aus den Büros nicht mehr wegzudenken. Auch von der Einführung des ISDN-Anschlusses haben die Faxgeräte profitiert. Fortan konnten zwei (oder mehrere) Kanäle unabhängig voneinander genutzt werden. Während eines Telefongesprächs gleichzeitig ein Fax abzusenden, war also kein Problem mehr.
Was ist ein Fax?
Als Fax bezeichnet man die Übertragung eines (oder mehrerer) Dokumente über das Telefonnetz (Telefax) oder Funknetz (z.B. Wetterfax). Diese Übermittlung geschieht in Form eines gerasterten Bildes. Für den Versand und Empfang eines Faxes nutzt man in der Regel ein analoges Faxgerät. Heutzutage gibt es jedoch auch Lösungen, mit denen man ein Fax direkt auf dem PC verarbeitet werden kann.
Faxgeräte im Büro 4.0
Trotz fortschreitender Digitalisierung bietet das klassische Fax bis heute eine Reihe von Vorteilen. Sofern Dokumente als Ausdruck beim Versender vorhanden sind und beim Empfänger ebenfalls als ausgedrucktes Stück Papier benötigt werden, sind Faxgeräte noch immer die einfachste und schnellste Lösung für den Versand. Beispiel: Sie besitzen ein Dokument als Ausdruck, welches der Empfänger als Schriftstück benötigt. Um den Umweg über den Postversand nicht wählen zu müssen, scannen Sie das Dokument ein und versenden es per E-Mail an den Empfänger. Dieser muss das Dokument dann wieder ausdrucken. Besitzen Sie ein Faxgerät bzw. einen Multifunktionsdrucker mit Fax-Funktion, geht das Ganze etwas schneller und unkomplizierter.
Nachteile von Faxgeräten
Während die Vorteile von Faxgeräten in der heutigen Zeit an einer Hand abzählbar sind, kommt bei den Nachteilen schon etwas mehr zusammen:
- Je nach Faxgerät ist die Qualität des Ausdrucks miserabel. Kleiner Text ist oft nicht genau lesbar, von Grafiken und Bildern wollen wir gar nicht erst anfangen.
- Gerade wenn mehrere Dokumente übermittelt werden sollen, ist der Versand eines Faxes langwierig und aufwendig.
- Faxen verbraucht jede Menge Papier. In Anbetracht der immensen Rodung der Urwälder sollten wir alles tun, den Papierverbrauch so gut es geht einzuschränken.
- Teilweise erhält man Spam-Faxe, die für zusätzlichen Papier- und Toner- bzw. Tintenverbrauch sorgen. Tipp: Sind Tonerkartusche und Druckerpatrone leer, entsorgen Sie diese nicht einfach, sondern verkaufen Sie das "Druckerleergut" an GeldFuerMuell.de. Damit tun Sie nicht nur der Umwelt etwas Gutes, sondern verdienen sich außerdem ein kleines (oder auch großes) Taschengeld.
- Besitzt man kein Multifunktionsgerät und/oder eine entsprechend Software-Lösung, muss das jeweilige Dokument erst eingescannt werden, sofern man es am PC benötigt.
Sicherheitsrisiken beim Fax-Verkehr:
- Informationen werden grundsätzlich unverschlüsselt übertragen.
- Wie ein normales Telefongespräch, ist auch der Telefax-Verkehr relativ einfach abhörbar.
- Durch die Telefaxnummer als Zahlenfolge passieren häufiger Adressierungsfehler als bei einer mehrgliedrigen Anschrift.
- Moderne Faxgeräte besitzen häufig Fernwartungsfunktionen. Ohne dass man es merkt oder steuern kann, ermöglicht eine solche Funktion den Zugriff auf im Faxgerät gespeicherte Daten.
Laser-, Tintenstrahl- oder Thermotransfer-Faxgeräte?
Fax- und Multifunktionsgeräte verwenden entweder Toner, Tintenpatronen oder Thermotransferfolie. Welche der Drucktechnologien am sinnvollsten ist, hängt vom beabsichtigten Gebrauch ab. Während Tintenpatronen in der Anschaffung günstiger sind, können die laufenden Kosten bei Laserdrucker (Laser-Faxgeräten) niedriger ausfallen. Die günstige Variante sind Thermotransfer-Faxgeräte. Allerdings benötigen Sie bei dieser Drucktechnologie ein spezielles Papier.
Alternativen zum Faxgerät
Fax-Software: Software-Lösungen sind ideal, wenn Sie Faxe digital empfangen wollen. Trotzdem haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument als Fax an ein analoges Gerät zu versenden. Diese Variante ist nicht nur sehr kosteneffizient, sondern auch äußerst bequem.
Multifunktionsgeräte: Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie hier und dort mal ein Fax versenden müssen, könnte ein Multifunktionsgerät die richtige Wahl sein, um Platz und Geld zu sparen. Statt ein platzraubendes Einzelgerät zu kaufen, besorgen Sie sich einfach ein sogenanntes 4-in-1 Gerät. Die Multifunktionsdrucker verfügen zusätzlich über eine Scan-, Kopier- und Faxfunktion.
Entspricht ein Fax der gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform?
Nein, in der Regel wird ein Fax nicht als Schriftstück anerkannt. Hintergrund: Nach § 126 BGB muss ein Schriftstück eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet sein, sofern das Gesetz eine schriftliche Form für das jeweilige Dokument vorsieht. Weder E-Mail noch Fax genügen diesen Vorschriften, außer das unterschriebene Dokument ist mit einer "qualifizierten elektronischen Signatur" versehen (§ 126a BGB).
Fazit
In den meisten Fällen brauchen Sie heute kein Faxgerät und auch keinen Multifunktionsdrucker mit Fax-Funktion mehr. Die teils teuren Anschaffungskosten von hochwertigen Geräten können Sie sich also sparen. Weder bei rechtlichen, noch bei Sicherheitsaspekten ist das Fax eine gute Alternative zur E-Mail, sofern Dokumente elektronisch bzw. digital übertragen werden sollen. Ob ein Faxgerät für Sie trotzdem noch Sinn macht, hängt davon ab, in welcher Branche Sie tätig sind bzw. was Sie im privaten Bereich so an Dokumenten versenden und empfangen. Allerdings zeigt die Entwicklung ganz eindeutig in Richtung "digitales Büro", in dem Papier immer mehr an Bedeutung verliert. Verpassen Sie also nicht den Anschluss!